CIRS: Welches System für welche Organisation?

Damit Sie mit Ihrem CIRS die gewünschten Ziele erreichen, müssen der Meldeprozess, die Fallbearbeitung und die Fallanalyse der Organisationsstruktur angepasst sein. Welches System eignet sich für Ihre Organisation?

Eine umsichtige Organisation, die ein CIRS einführt, verfolgt damit unterschiedliche Ziele. Als vorausschauende Softwaremanufaktur haben wir uns bereits mit etlichen Ihrer Herausforderungen auseinandergesetzt. In Absprache mit Spezialist*innen vor Ort haben wir nachhaltige Lösungen für all diese Anforderungen umgesetzt, die wir beständig weiterentwickeln. Diese können sein:

  • Höhere Patientensicherheit
  • Erfüllen von Compliance-Vorgaben
  • Veränderung der Fehlerkultur in eine Lernkultur
  • Aufdecken von Lücken innerhalb der Betriebsprozesse

Damit Sie mit Ihrem CIRS die gewünschten Ziele erreichen, müssen der Meldeprozess, die Fallbearbeitung und die Fallanalyse der Organisationsstruktur angepasst sein. Welches System eignet sich für Ihre Organisation? Nachfolgend werden einige (fiktive) Beispiele beschrieben, wovon eines von der Struktur her vielleicht auch auf Ihre Organisation zutreffen könnte:

Die aufgeführten Tipps sind nicht abschliessend und treffen in unterschiedlicher Form zu. Wichtig ist, dass Sie Ihre Ziele effizient und mit einem angemessenen Kostenaufwand erreichen können. Deshalb empfehlen wir Ihnen, auf einen erfahrenen Software-Partner beim Einführen eines CIRS zu vertrauen. new-win SW Solutions AG entwickelt seit bald 20 Jahren CIRS-Tools und verfügt über ein enorm tiefes Knowhow in diesem Bereich. Möchten Sie gerne mehr erfahren? Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.

Beispiel 1: Spitex-Organisation mit 30 Mitarbeiter*innen

Die Spitex-Organisation „Basler Care“ mit 30 Mitarbeiter*innen arbeitet mit einem öffentlichen Leistungsauftrag. Das Qualitätsmanagement ist der Geschäftsleitung angegliedert. In den letzten Jahren ist die Organisation kontinuierlich gewachsen. Die Prozesse sind einerseits durch das Wachstum aber auch durch die gestiegenen pflegerischen Herausforderungen komplexer geworden. Die Kommunikation im Team ist offen und ehrlich. Die öffentliche Hand fordert ein nachweisbares Qualitätsmanagement damit den erbrachten Dienstleistungen das notwendige Vertrauen entgegengebracht werden kann.

Unsere CIRS-Empfehlung für Organisationen mit ähnlichen Strukturen:

Wie soll gemeldet werden?

  • Es ist wichtig, dass niederschwellig gemeldet werden kann, d.h. die Mitarbeitenden müssen sowohl von unterwegs als auch am Standort CIRS-Meldungen absetzen können.
  • Das Meldeformular muss einfach und für Ihre Organisation passend gehalten werden.
  • Weil die Kommunikation in Ihrem Team bereits offen und ehrlich ist, kann womöglich auf die Anonymität der Meldung verzichtet werden. In jedem Fall muss aber aus Vertraulichkeitsgründen darauf geachtet werden, dass Informationen über den Klienten (Namen, Geburtsdatum, Wohnort etc.) aus den Meldungen entfernt werden.

Wer arbeitet mit dem Tool?

  • Definieren Sie ein bis ca. drei Mitarbeitende, die sich um die Bearbeitung der eingehenden CIRS-Meldungen kümmern. Am besten sind dies die qualitätsverantwortliche Person samt Stellvertreter*innen.

Wie wird das Potenzial von CIRS ausgeschöpft?

  • Bei der Analyse der CIRS-Fälle werden oft Prozesslücken oder Kommunikationsprobleme aufgedeckt. Diese können mithilfe von Massnahmen behoben oder spürbar verbessert werden.
  • Eine Liste von Fällen (inkl. Massnahmen), die für die Mitarbeitenden einsehbar ist, vermittelt das Bewusstsein, dass die Meldungen wichtig sind und für Verbesserungen genutzt werden.
  • Damit alle Mitarbeitenden einen Nutzen aus den CIRS-Meldungen ziehen können, lohnt es sich, die Fälle auch in Teamsitzungen zu thematisieren. Mittels System-Übersichten gelingt Ihnen dies zügig und anschaulich.
  • Binden Sie die Schulung im Umgang mit dem CIRS-Meldesystem in Ihr kontinuierliches Fortbildungsprogramm mit ein, damit alle Beteiligten die gleiche «Sprache» sprechen.
  • Mithilfe von einfachen Reports können Sie Ihrem Auftraggeber nachweisen, dass Sie mit CIRS ein wichtiges Instrument zur erhöhten Patientensicherheit erfolgreich einsetzen. Dies schafft Vertrauen in Ihre Professionalität.

 

Beispiel 2: Pflegezentrum mit 200 Mitarbeiter*innen

Im öffentlich getragenen Pflegezentrum „Sana St. Gallen“ kümmern sich 200 Mitarbeitende im 24 h Schichtbetrieb um die Bewohner*innen. Die Personalfluktuation hat in den vergangenen Monaten aufgrund von diversen Umstrukturierungen zugenommen. Die Offenheit über beobachtete oder selbst verursachte Fehler zu sprechen, ist nicht auf allen Abteilungen gleich. Man strebt eine Verbesserung der Qualität an, obwohl die finanziellen Mittel begrenzt sind. Zudem erwartet der Auftraggeber eine nachweisbare Effizienz und Qualität. Wo am besten Hand anlegen?

Unsere CIRS-Empfehlung für Organisationen mit ähnlichen Strukturen:

Wie soll gemeldet werden?

  • Die Mitarbeitenden müssen einfach und sicher von jedem PC, Handy oder Tablet aus (intern und extern) auf das CIRS-Meldeformular zugreifen können.
  • Verwenden Sie ein unkompliziertes, intuitives CIRS-Formular, welches den Gegebenheiten Ihrer Organisation gerecht wird.
  • Um die Fehlerkultur in eine Lernkultur umzuwandeln, müssen die Mitarbeitenden anonym melden können.

Wer arbeitet mit dem Tool?

  • Definieren Sie, wer in Ihrer Organisation CIRS-Verantwortliche*r sein soll (z.B. QM). Ausserdem empfiehlt es sich, für einzelne Bereiche Ihrer Organisation (Unternehmen/Bereich/Abteilung) zuständige Mitarbeiter zu ernennen, die sich um die CIRS-Meldungen kümmern (CIRS-Bearbeiter*innen).
  • Entscheiden Sie, ob sämtliche Meldungen über eine Triage-Stelle (z.B. QM) an die Bereiche weitergeleitet werden sollen, oder ob die CIRS-Fälle bereits durch den Melder direkt an die CIRS-Bearbeiter*innen geschickt werden sollen. Die CIRS-Bearbeiter*innen können Fälle auch anderen Bereichen zuweisen und so für einen passenden Workflow mit einer unternehmensdienlichen Auslastungssituation sorgen.

Wie wird das Potenzial von CIRS ausgeschöpft?

  • Bei der Analyse der CIRS-Fälle werden oft Prozesslücken oder Kommunikationsprobleme aufgedeckt. Diese können mithilfe von Massnahmen behoben oder verbessert werden.
  • Wenn Sie eine Kultur des Lernens schaffen wollen, ist die interne Publikation von möglichst vielen CIRS-Fällen ein erster Schritt dazu. Die Mitarbeitenden erhalten dadurch Einblick, in ausgewählte Meldungen, die durch die CIRS- oder Meldekreisverantwortlichen publiziert wurden. Die Personen, die eine Meldung gemacht haben, wissen so, dass sich jemand um ihre Meldungen kümmert, und welche Massnahmen dadurch eingeleitet wurden.
  • Nachdem die Fälle analysiert und bearbeitet wurden, können Sie die aufschlussreichsten CIRS-Fälle im Team nochmals besprechen. Durch den aktiven Einbezug aller Mitarbeitenden wird mögliches Optimierungspotenzial in den Unternehmensprozessen offensichtlich und die Kommunikationskultur verbessert.
  • Mithilfe von einfachen Reports können Sie auch Ihrem Auftraggeber nachweisen, dass Sie mit CIRS ein wichtiges Instrument zur erhöhten Patientensicherheit kostengünstig und erfolgreich einsetzen.
  • Binden Sie die Schulung im Umgang mit CIRS in Ihr kontinuierliches Fortbildungsprogramm mit ein.

 

Beispiel 3: Ein Spitalverbund mit 2000 Mitarbeitenden und 5 Standorten

Die Organisation der Klinikgruppe „HealthTech ZH“ ist von überdurchschnittlicher Komplexität. Trotzdem ist die Patientensicherheit höchstes Gebot. Gewisse Tätigkeitsbereiche werden standortübergreifend geführt, andere sind standortgebunden. Das Qualitätsmanagement wird übergreifend gelenkt in Zusammenarbeit mit den Verantwortlichen pro Standort. In den einzelnen Bereichen herrschen unterschiedliche Kulturen, was den Umgang mit Fehlern und Veränderungen betrifft. Diesbezüglich wird eine Vereinheitlichung in eine positive Richtung angestrebt. Effizienz und gutes Arbeitsklima sollen Hand in Hand gehen. Betriebsprozesse werden stetig analysiert und optimiert, dazu ist jedes Hilfsmittel, das aufschlussreiche Hinweise auf Verbesserungspotenzial gibt, wertvoll. Das Qualitätsmanagement berichtet der Firmenführung periodisch über die QM-Erfolge, -Ziele und -Planung. Dabei ist es wichtig, auch auf die Ergebnisse der einzelnen Standorte rasch zugreifen zu können.

Unsere CIRS-Empfehlung für Organisationen mit ähnlichen Strukturen:

Wie soll gemeldet werden?

  • Sämtliche Mitarbeitenden haben über eine für sie freigeschalteten Link Zugriff auf das Meldeformular. Dieser wird idealerweise auf einer Portalseite (unabhängig vom Endgerät) publiziert. Die Mitarbeitenden müssen von jedem Ort innerhalb (und wenn möglich auch von ausserhalb) der Organisation auf rasche und sichere Weise auf das Formular zugreifen können.
  • Das CIRS-Formular sollte so gestaltet sein, dass es für alle Standorte und Bereiche Ihres Unternehmens passend aufgebaut ist.
  • Um die Fehlerkultur in eine Lernkultur umzuwandeln, empfiehlt es sich, den Mitarbeitenden zu ermöglichen, Ihre Beobachtungen anonym zu melden. Bevor ein CIRS-Fall weiteren Personen zugänglich gemacht wird, müssen sämtliche Informationen, die Rückschlüsse auf Patienten oder Mitarbeitende zulassen, entfernt werden.

Wer arbeitet mit dem Tool?

  • Sie definieren, welche Personen für die CIRS-Fälle auf den verschiedenen Organisationsebenen verantwortlich sind (Unternehmen/Klinik/Bereich/Abteilung). Auf jeder Ebene können Sie einer oder mehreren Personen, die Rechte geben, Fälle zu bearbeiten, weiterzuleiten und auszuwerten. Diese Personen werden CIRS-Bearbeiter genannt.
  • Werden die Fälle über eine Triage verteilt, werden CIRS-Fälle unter Umständen schneller und effizienter bearbeitet, als wenn der Meldende die zuständige Abteilung womöglich falsch definiert und der Fall deswegen von einer Stelle zur nächsten weitergereicht wird.
  • Für Organisationen von grosser Komplexität lohnt es sich, einen Zirkel von Personen zu gründen, der sich periodisch trifft, um die aktuellen CIRS-Fälle zu thematisieren.
  • Ausserdem wird in grösseren Organisationen für Führungspersonen nicht selten eine Beobachterrolle eingeführt. Die Führungspersonen wirken dabei nicht aktiv in der CIRS-Bearbeitung mit, können sich aber stets über den aktuellen Verlauf im System informieren.

Wie wird das Potenzial von CIRS ausgeschöpft?

  • Über eine Portalseite gelangen Ihre Mitarbeitenden zum Meldeformular und zu einer Übersicht aller Fälle, die durch Bearbeiter zur Publikation freigegeben wurden. Dadurch wird der Nutzen von CIRS erheblich gesteigert: Die Mitarbeitenden erkennen, dass ihre Fälle bearbeitet und auch Massnahmen dazu ergriffen werden.
  • Nachdem die Fälle analysiert und bearbeitet wurden, können Sie die wesentlichen Erkenntnisse Team nochmals besprechen. Durch den aktiven Einbezug aller Mitarbeitenden wird mögliches Optimierungspotenzial in den Unternehmensprozessen offensichtlich und die Kommunikationskultur verbessert.
  • Mit einem professionell aufgebauten CIRS-Tool ist es einfach den Nachweis fürs Erfüllen der Compliance-Vorgaben zu erbringen. Dafür nutzen Sie die Reports im Tool oder den Excel-Export.

Der Umgang mit Fehlern spiegelt Ihre Unternehmenskultur. Mit H-CIRS ermöglichen Sie niederschwellige Reportings, die in der Summe, wertvolle Erkenntnisse bringen und Kosten senken. Somit tragen Sie Meldung für Meldung und Auswertung für Auswertung zu einem institutionellen Lernen auf einem anderen Niveau bei. Sie steigern die Patientensicherheit und das Vertrauen in die Qualität Ihres Unternehmens.

Die aufgeführten Tipps sind nicht abschliessend und treffen in unterschiedlicher Form zu. Wichtig ist, dass Sie Ihre Ziele effizient und mit einem angemessenen Kostenaufwand erreichen können. Deshalb empfehlen wir Ihnen, auf einen erfahrenen Software-Partner beim Einführen eines CIRS zu vertrauen. new-win SW Solutions AG entwickelt seit bald 20 Jahren CIRS-Tools und verfügt über ein enorm tiefes Knowhow in diesem Bereich. Möchten Sie gerne mehr erfahren? Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.

 

 

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