Wir zeigen Ihnen drei Bereiche, bei denen sich die Digitalisierung zugunsten von Übersicht und Ordnung relativ einfach umsetzen lässt. In allen Bereichen gilt: Qualität braucht Leidenschaft.
- Meldesysteme: Nicht alltägliche Formulare digitalisieren
- Dokumentenmanagement: Dokumente lenken statt Blätter versenken
- Prozessmanagement: Prozesse digital visualisieren und in den Alltag integrieren
1. Meldesysteme: Nicht-alltägliche Formulare digitalisieren
Das Personal in Spitex-Organisationen, Heimen und Spitälern wird täglich mit unzähligen Formularen konfrontiert. Zum Glück werden in vielen Organisationen die meisten Formulare bereits digital zur Verfügung gestellt und automatisch in den täglichen Arbeitsprozess eingebunden.
Doch wie steht es um Formulare, die man nicht jeden Tag braucht? Wie zum Beispiel Formulare für die Meldung von kritischen Zwischenfällen (CIRS), Sturzereignissen, Vigilanz-Fällen oder Kundenreklamationen?
Gerade bei solchen Formularen ist es wichtig, dass sie
- leicht zu finden sind,
- einfach auszufüllen sind,
- und die Informationen automatisch an die richtige Stelle weitergeleitet werden.
Ansonsten gehen diese Meldungen im Strudel des Alltags ganz schnell unter.
Ein elektronisches Meldesystem ist deshalb das ideale Werkzeug für Organisationen jeder Grösse. Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitenden über eine Melde-Plattform direkt zu den verschiedenen Meldeformularen zu gelangen. Die Formulare können problemlos von unterwegs, egal von welchem Gerät aus, abgerufen und ausgefüllt werden.
Selbstverständlich ist nicht nur die Erfassung, sondern auch die Bearbeitung der Meldungen einfacher. Der ganze Meldeprozess ist digitalisiert und lässt sich von A bis Z zuverlässig umsetzen. Die Meldungen werden nicht nur gesammelt, sie werden auch bearbeitet, mit Massnahmen ergänzt und für Statistikzwecke aufbereitet.
Mit Meldesystemen schlagen sie also zwei Fliegen auf einen Streich:
- Die Mitarbeitenden haben (via Navigation oder schneller Suchfunktion) direkten Zugriff auf Formulare, die sie nicht jeden Tag brauchen, ohne lange suchen zu müssen.
- Die Qualitätsverantwortlichen haben ein zuverlässiges Werkzeug für die Bearbeitung und Nutzung der Meldungen für gesamt-strategische Unternehmensmassnahmen.
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2. Dokumentenmanagement: Dokumente lenken statt Blätter versenken
Heute ist es selbstverständlich Dokumente elektronisch zu erstellen und zu bearbeiten. Das kann heute jeder. Doch genau hier liegt das Problem. Denn genau das ist der Grund, wieso ganz schnell ein unübersichtlicher Datenberg entsteht, was dazu führt, dass manche Dokumente so schwierig wiederzufinden sind, wie die Nadel im Heuhaufen. Dass deswegen Dokumente sicherheitshalber zusätzlich ausgedruckt werden, ist eine weitere Begleiterscheinung der ungebremsten Dokumentenproduktion. Und wer weiss schon, welches Dokument mit fast identischem Inhalt nun tatsächlich gültig ist?
Mit einem Dokumentenlenkungssystem kann man diesem Problem Herr werden. Zwar braucht es immer noch eine Portion Disziplin, doch die Grundlagen für eine saubere Dokumentenablage ist damit vorhanden.
Wie wird ein Dokumentenlenkungssystem aufgebaut?
- Es wird eine saubere Bibliotheken- und Ordner-Struktur für die ganze Firma erstellt.
- Den Bibliotheken und Ordnern werden Berechtigungen zugeteilt (Leserechte, Schreibrechte).
- Die bestehenden Dokumente werden alle in die neue Struktur überführt und veröffentlicht.
- Die Mitarbeitenden greifen via Link auf die Dokumente zu und je nach Berechtigung können sie die Dokumente öffnen, lesen und bearbeiten. Die Dokumente sind für die Mitarbeitenden sowohl inhouse als auch von unterwegs aus erreichbar.
Ein Dokumentenlenkungssystem bietet zahlreiche Zusatzfunktionen, um die Ordnung in den Dokumenten langfristig zu ermöglichen. Das Dokumentenmanagementsystem H-DOC von new-win bietet zahlreiche Funktionen, die ein Dokumentenlenkungssystem besonders interessant für das Gesundheitswesen machen.
Möchten Sie mehr zu diesem Thema erfahren? Wir beraten Sie gerne!
3. Prozessmanagement: Prozesse digital visualisieren und in den Alltag integrieren
Bei der Digitalisierung geht es in den meisten Bereichen darum, Prozesse digital, statt analog auszuführen. Arbeitsschritte, die ursprünglich manuell ausgeführt wurden, werden durch ein digitales Werkzeug übernommen oder unterstützt.
Doch wie steht es um das Prozessmanagement? Wie und mit welchem Instrument werden die Prozesse aufgezeichnet? Wo kann man (gerade in dringenden Situationen) rasch nachschauen, welcher Prozess exakt wie ablaufen soll? Klar, dass auch hier eine einheitliche, digitale Lösung für das ganze Unternehmen absolut Sinn ergibt.
Zeichnen Sie Ihre Prozesse mit einer Prozessmodellierungssoftware, die Ihnen das Leben wirklich vereinfacht. Folgende Faktoren sind bei der Evaluation unbedingt zu beachten:
- Die Umsetzung der Prozesse muss so simpel sein, dass sie einerseits selbsterklärend und trotzdem flexibel ist.
- Das Tool muss ermöglichen, die Standards von Qualitätszertifizierungen einzuhalten.
- Verknüpfte Dokumente, Prozesse, Websites etc. müssen dynamisch integrierbar sein.
- Die Prozesse sollen einfach lesbar und nach Funktionen und Rollen filterbar sein.
Das Tool H-PROCESS von new-win deckt diese und viele weitere Anforderungen an eine Prozessmodellierungstool erfolgreich ab. Hier erfahren Sie mehr dazu.
Natürlich reicht es nicht, die Prozesse nur aufzuzeichnen und dann irgendwo abzuspeichern. Die Prozesse sollen von den Mitarbeitenden jederzeit schnell gefunden und verwendet werden. Eine digitale Prozesslandkarte ist deswegen für ein gutes Prozessmanagement unabdingbar. Doch welches Instrument soll man dazu verwenden? Gibt es dafür eine bessere Lösung als eine PowerPoint-Folie? Ja! Lernen Sie die Prozesslandkarte H-PROCESS MAP von new-win kennen.
Hier erfahren Sie mehr zum Thema “Prozesslandkarte”.
Wir hoffen, wir konnten Ihnen einige produktive Anregungen geben, wie Sie Ihr Unternehmen weiterhin gut in die Zukunft führen! Die new-win SW Solutions AG unterstützt Sie gerne dabei, nachhaltige Schritte in Richtung Digitalisierung im Bereich Qualitätsmanagement zu gehen, sei es beratend oder mit passenden Softwarelösungen für Institutionen im Gesundheitswesen. Interessiert? Kontaktieren Sie uns, wir sind gerne für Sie da!
