Damit der Informationsfluss nicht zur Sackgasse wird
Ein zu bearbeitendes Dokument muss beispielsweise erst einmal gefunden werden. Das mag trivial klingen, ist im Alltag aber doch immer wieder eine Herausforderung, besonders, wenn es einmal schnell gehen muss. Helfen Sie Ihren Mitarbeitenden, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und keine Zeit mit der Suche nach den benötigten Dokumenten zu verschwenden! Dokumente werden häufig von mehreren Mitarbeitenden genutzt. Damit das Auffinden, Bearbeiten und Weiterlenken schnell und fehlerfrei funktioniert, gibt es Software von new-win.
Dokumentenlenkung als Mannschaftssport
Wie beim gekonnten Zupassen im Ballsport profitiert Ihr Unternehmen von einer cleveren Dokumentenlenkung, die sich dank einem individualisierbaren Berechtigungsmodell den Unternehmensstrukturen komplett anpasst. Somit finden Mitarbeitende unterschiedlicher Bereiche schnell die notwendigen Dokumente, erfassen rasch, was zu tun ist und sehen auf Anhieb, wem das entsprechende Dokument im nächsten Step weiterzuleiten ist. H-QUALISUITE: Finden – Öffnen – Pass – Treffer!
Der Einsatz der Dokumentenlenkungs-Funktion der H-QUALISUITE sorgt für einen geordneten Alltag mit sauberer Ablage – und lässt sich hervorragend mit den weiteren H-QUALISUITE Funktionen zur Prozessmodellierung und Prozessdarstellung kombinieren. Aber an anderer Stelle mehr davon. Steigen wir in die Bearbeitung ein.
Damit für alle Eventualitäten gesorgt ist
Unsere benutzerfreundliche Oberfläche ist übersichtlich und intuitiv bedienbar. So müssen sich die Benutzer nicht mehr mühsam einarbeiten, sondern können das Tool im bei Bedarf sicher und schnell nutzen. “Wer darf was?” ist eine wichtige Frage beim Umgang mit Dokumenten. Mittels eines anpassbaren Berechtigungskonzeptes können Sie entscheiden, welche Benutzer welche Bearbeitungs- bzw. Leserechte auf unterschiedlichen Ebenen durchführen können. Dabei passt sich unser System Ihren Strukturen an, und ermöglicht dadurch einen reibungslosen Workflow. Auch per Drag and Drop lassen sich Ihre Dokumente ganz einfach in der Software hochladen. Auf umständliche Uploadfenster verzichten wir ganz bewusst.
Den Überblick bei Dokumenten-Versionen behalten Sie folgendermassen: Alle Dokumente werden im Hintergrund automatisch versioniert. So geht nichts verloren, und Änderungen lassen sich immer nachvollziehen. Dabei kann jeder User entscheiden, über welche Änderungen er automatisch benachrichtigt werden soll. Die Zusatzfunktion «Gelesen und Verstanden» sorgt dafür, dass sich Ihre Mitarbeitenden und Verantwortlichen bewusst mit Neuerungen in den Dokumenten auseinandersetzen – quasi Wissensmanagement on the fly. Dokumente werden online gelesen und visiert. Dabei behalten Sie mittels Übersichtslisten stets den Überblick und können an ausstehende Bestätigungen per Mail erinnern.
Selbstverständlich lassen sich alle Dokumente direkt aus der H-QUALISUITE mit den gängigen Office-Programmen erstellen und bearbeiten. Wollen Sie für Ihre Dokumente ein einheitliches Erscheinungsbild? In Word erstellte Vorlagen können im in der Software hinterlegt und automatisch auf Ihre Dokumente angewendet werden.
Doch wie sieht es im Falle von Dokumenten eines Vernehmlassungsprozesses aus?
Smartes Vorgehen bei der Veröffentlichung rechtlich verbindlicher Dokumente ist uns ein besonderes Anliegen: Ein Vernehmlassungs- sowie Veröffentlichungsprozess in automatisierter Form sorgt dafür, dass kein Dokument ungeprüft in Ihr System aufgenommen wird. So können unterschiedliche Abteilungen und Fachpersonen involviert werden, um für Richtigkeit und Rechtssicherheit zu sorgen.
Zudem setzen wir auf Sicherheit mit Dokumentenfreigaben im PDF-Format. Ist Ihnen die Gewährleistung der Datenintegrität wichtig? Dann empfehlen wir Ihnen die Zusatzfunktion «Word-to-PDF». Mit dieser Funktion werden veröffentlichte Dokumente für Personen mit allgemeinen Leserechten nur als PDF angezeigt.
Was noch zu sagen wäre: Mit der Kommentarfunktion können Mitarbeitende helfen, die genutzten Dokumente zu aktualisieren und verbessern, ohne den definierten Veröffentlichungsprozess auszuhebeln.
Wenn Sie sich auch für weitere Software gestützte Möglichkeiten interessieren, wie sie in Ihrem Unternehmen Effizienz, Qualität und Workflow bei Dokumenten und Meldungen verbessern können, wären folgende Links sicherlich auch interessant für Sie:
- Softwarebasierte Dokumentenlenkung
- Vigilanzmeldungen
- CIRS: Welches System für welche Organisation?
- Qualitätsmanagement statt Bürokratie
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Für weiterführende Fragen wenden Sie sich unbedingt jederzeit an unser Team, wir geben Ihnen gerne Auskunft und machen Sie näher mit den Produkten vertraut.
