Software für Dokumentenlenkung: H-DOC
H-DOC – Dokumentmanagement Software für Struktur und Übersicht
Klare Verkehrsregeln für Ihre Dokumente – damit der Informationsfluss nicht zur Sackgasse wird.
Helfen Sie Ihren Mitarbeitenden, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und keine Zeit mit der Suche nachden benötigten Dokumenten zu verschwenden!
Der Einsatz von H-DOC sorgt für einen geordneten Alltag mit sauberer Ablage – und lässt sich komplett in unser System zur Prozessmodellierung und Prozessdarstellung integrieren.
Mit H-DOC wird Dokumentenlenkung zum Mannschaftssport
Dokumente werden häufig von mehreren Mitarbeitenden genutzt. Damit das Auffinden, Bearbeiten und Weiterlenken schnell und fehlerfrei funktioniert gibt es H-DOC.
Wie beim gekonnten Zupassen im Ballsport profitiert Ihr Unternehmen von einer cleveren Dokumentenlenkung, die sich dank einem individualisierbaren Berechtigungsmodell den Unternehmensstrukturen komplett anpasst.
Somit finden Mitarbeitende unterschiedlicher Bereiche schnell die notwendigen Dokumente, erfassen rasch, was zu tun ist und sehen auf Anhieb, wem das entsprechende Dokument im nächsten Step weiterzuleiten ist. H-DOC: Finden – Öffnen – Pass – Treffer!
Dabei können Sie auf Qualität und Erfahrung zählen, denn H-CIRS ist das am meisten verwendete CIRS-Meldesystem in Schweizer Spitälern und anderen Gesundheitsorganisationen und wird kontinuierlich weiterentwickelt.
Lassen Sie uns über Ihr Projekt sprechen
So verbessert H-DOC von new-win Ihren Workflow
- Intuitive und übersichtliche Benutzeroberfläche
- Automatische Dokumentenversionierung
- Dokumentenupload mit der “drag’n’drop”-Funktion
- Online Vernehmlassungs- oder Veröffentlichungsprozess für verbindliche Dokumente
- Direkte Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten mit gängigen Office-Programmen über H-DOC
- Head-/Footer-Funktion: Vereinheitlichung des Dokumentenlayouts durch hinterlegte Dokumentenvorlagen
- Individualisierbares Berechtigungs- und Ablagekonzept gemäss Unternehmensstrukturen
- Kommentarfunktion bei Dokumenten
- Volltextsuche mit filterbaren, sortierten Suchergebnissen
- Zusatzfunktion für die Bestätigung „Gelesen und Verstanden“ per Mausklick.
- Zusatzfunktion zur Datenintegrität: “Standardmässige Veröffentlichung als PDF”
- Anzeige der Dokumente in Ihren Prozesen durch eine dynamische Verknüpfung mit den Tools H-PROCESS und H-PROCESS MAP
Funktionen, die Ordnung schaffen
Benutzerfreundliche Oberfläche
Unsere benutzerfreundliche Oberfläche ist übersichtlich und intuitiv bedienbar. So müssen sich die Benutzer nicht mehr mühsam einarbeiten, sondern können das Tool im bei Bedarf sicher und schnell nutzen.
Drag’n’Drop
Per Drag and Drop lassen sich Ihre Dokumente ganz einfach in der Software hochladen.
Auf umständliche Uploadfenster verzichten wir ganz bewusst.
Office kompatibel
Selbstverständlich lassen sich alle Dokumente direkt aus H-DOC mit den gängigen Office-Programmen erstellen und bearbeiten.
Wollen Sie für Ihre Dokumente ein einheitliches Erscheinungsbild? In Word erstellte Vorlagen können im H-DOC hinterlegt und automatisch auf Ihre Dokumente angewendet werden.
Smartes Vorgehen bei der Veröffentlichung rechtlich verbindlicher Dokumente
Ein Vernehmlassungs- sowie Veröffentlichungsprozess in automatisierter Form sorgt dafür, dass kein Dokument ungeprüft in Ihr System aufgenommen wird.
So können unterschiedliche Abteilungen und Fachpersonen involviert werden, um für Richtigkeit und Rechtssicherheit zu sorgen.
Überblick bei Dokumenten-Versionen
Alle Dokumente werden im Hintergrund automatisch versioniert. So geht nichts verloren, und Änderungen lassen sich immer nachvollziehen.
Dabei kann jeder User entscheiden, über welche Änderungen er automatisch benachrichtigt werden soll.
Sicherheit mit Dokumentenfreigabe im PDF-Format
Ist Ihnen die Gewährleistung der Datenintegrität wichtig? Dann empfehlen wir Ihnen die Zusatzfunktion “Word-to-PDF”. Mit dieser Funktion werden veröffentlichte Dokumente für Personen mit allgemeinen Leserechten nur als PDF angezeigt.
Wer darf was?
Mittels eines anpassbaren Berechtigungskonzeptes können Sie entscheiden, welche Benutzer welche Bearbeitungs- bzw. Leserechte auf unterschiedlichen Ebenen durchführen können.
Dabei passt sich unser System Ihren Strukturen an, und ermöglicht dadurch einen reibungslosen Workflow.
Wissensmanagement on the fly
Die Zusatzfunktion “Gelesen und Verstanden” sorgt dafür, dass sich Ihre Mitarbeitenden und Verantwortlichen bewusst mit Neuerungen in den Dokumenten auseinandersetzen. Dokumente werden online gelesen und visiert.
Dabei behalten Sie mittels Übersichtslisten stets den Überblick und können an ausstehende Bestätigungen per Mail erinnern.
Was noch zu sagen wäre…
Mit der Kommentarfunktion können Mitarbeitende helfen, die genutzten Dokumente zu aktualisieren und verbessern, ohne den definierten Veröffentlichungsprozess auszuhebeln.
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