Softwarebasierte Dokumentenlenkung: Wie geht das? Wie hilft das?

Der Dokumentenverkehr Ihrer Organisation – und wie Sie ihn geregelt kriegen

Wie sieht der Dokumentenverkehr in Ihrer Organisation aktuell aus? Wie stellen Sie sich diesen für die Zukunft vor?

Möchten Sie einfach durch mehr Ordnung und Übersicht mehr Kontrolle und Qualität erreichen, oder sollen aus strategischen Gründen auch noch die Anforderungen gemäss ISO-Norm erfüllt werden? Damit Sie den Aufwand bei Ihren Vorhaben in jedem Fall im Griff behalten, empfiehlt es sich, die vielen Vorteile einer Dokumentenlenkungssoftware zu nutzen und ein solches smartes Tool einzuführen. Doch was ist das eigentlich genau?

In diesem Artikel wird erklärt, wie ein Dokumentenlenkungssystem funktioniert und in wie vielen Bereichen Ihnen das System Nutzen bringt. Möchten Sie das Dokumentenmanagementsystem H-DOC von new-win am Besten gleich einmal live sehen? Dann nehmen Sie jetzt mit uns Kontakt auf. Wir zeigen Ihnen gerne unsere Lösung anhand praxisnaher Beispiele.

Dokumentenlenkung kurz erklärt In einem Unternehmen, das auf Qualität und Kontinuität grossen Wert legt, gehören Weisungen, Reglemente, Checklisten und Prozesscharts zum Arbeitsalltag. Oft wird gemäss diesen Anleitungen bereichsübergreifend gearbeitet, und…

Dokumentenlenkung kurz erklärt

In einem Unternehmen, das auf Qualität und Kontinuität grossen Wert legt, gehören Weisungen, Reglemente, Checklisten und Prozesscharts zum Arbeitsalltag. Oft wird gemäss diesen Anleitungen bereichsübergreifend gearbeitet, und sie sind Voraussetzung für Klarheit und lückenloses Arbeiten. Umso wichtiger ist es, dass das ganze Team weiss, welches Dokument jeweils aktuell gültig ist und nicht unterschiedliche Versionen eines solchen im Umlauf sind. Genau hier schafft ein Dokumentenlenkungssystem Abhilfe. Anstatt in einer Organisation nur ein simples Ablagesystem oder sogar mehrere unterschiedliche davon zu führen, wird ein bereichsübergreifendes Dokumentenmanagement eingeführt. All Ihre Regelungen sind dann bereits im Softwareprozess abgebildet und werden Ihren Mitarbeitenden automatisch vor Augen geführt, wenn Sie bestimmte Teilschritte unternehmen. Was bedeutet das?

Zunächst einmal sorgen wir für eine gewisse Grundordnung durch Zugriffskontrolle. Auf das Dokumentenlenkungssystem haben alle Mitarbeitenden gemäss den ihnen zugeteilten Rechten Zugriff. Die Ablage wird in Bibliotheken und Ordner gegliedert. Die Verantwortung zu den einzelnen Ordnern und den darin abgelegten Dokumenten wird auf bestimmte Dokumentenverantwortliche übertragen. Nur sie haben die Rechte, die Dokumente zu bearbeiten oder zu löschen. Mitarbeitende mit Leserechten haben jeweils nur auf die Ordner Zugriff, die ihrer Abteilung oder ihrer Funktion zugeteilt wurden.

Dann sollen vor allem Unordnung stiftende Dubletten oder die Informationsweitergabe aus veralteten Versionen vermieden werden. Ein gut gelenktes Dokument  steht nach der einfachen Speicherung dann eben nicht automatisch allen Personen mit Leserechten zur Verfügung. Solange ein Dokument in Bearbeitung ist, können nur die Dokumentenverantwortlichen die Entwurfsversion öffnen. Für alle anderen Mitarbeitenden steht ein Dokument erst zum Lesen bereit, sobald dieses vom Verantwortlichen planvoll publiziert wurde. Dadurch wird sicher gestellt, dass nur die aktuellste, genehmigte Version eines Dokumentes verwendet wird.

Vier Augen sehen mehr als zwei: Bevor ein Dokument für die Mitarbeitenden freigegeben wird, kann es einen Vernehmlassungsprozess und/oder einen Freigabeprozess durchlaufen. Was heisst das? Der Dokumentenverantwortliche zieht weitere Personen hinzu, die das Dokument noch auf Verständlichkeit und Fachlichkeit überprüfen oder ergänzen und abschliessend freigeben sollen. Dieser «strategische Gang eines Dokuments» passiert elektronisch unterstützt durch die Software, welche auch mehrstufige Freigabeprozesse ermöglicht: wenn Person A das Dokument freigegeben hat, wird automatisch Person B informiert, die Freigabe zu bestätigen usw. So wird sowohl Zeit gespart als auch Unstimmigkeiten vermieden.

Ein Dokumentenlenkungssystem garantiert zudem die Nachverfolgung zu den Dokumentenversionen. Ausserdem können die Dokumente periodisch einem automatisierten Kontrollprozess unterzogen werden, was für die nachhaltige Qualitätssicherung ein relevanter Faktor ist. Sie haben somit den steten Wandel der Dinge ganz einfach und automatisiert bereits in Ihrem System berücksichtigt und sind somit zunehmend auf dem neuesten Stand.

Die Funktionen eines Dokumentenlenkungssystems

Mit einem Dokumentenlenkungssystem kommen Sie schnell ans Ziel, weil es Ihnen sämtliche alltäglich notwendigen und nützlichen Funktionen bietet. Dazu gehören:

Was müssen Sie sich unter diesen Funktionen vorstellen? Welchen konkreten Nutzen bringen Ihnen die Wirkungsweisen der Dokumentenlenkung? Dies wollen wir Ihnen nachfolgend erklären. Oder Sie nehmen direkt mit uns Kontakt auf, weil Ihnen die praktische Annäherung an dieses wichtige Thema deutlich mehr zusagt. Wir demonstrieren Ihnen gerne unsere Lösung und nennen Lösungen für Ihre Anwendungsbeispiele in Ihrem Unternehmen.

Dokumenteninformation

Hintergrundwissen schafft Klarheit und weitere Effizienz: In einem Dokumentenlenkungssystem wird nicht nur der Name des Dokuments hinterlegt, sondern auch weitere Informationen zum Ersteller, Erstelldatum, Zusatzbemerkungen, Kontrolldatum, Gültigkeitsbereich etc. Diese werden teils automatisch, teils manuell erfasst. Diese Informationen sind der Kern des Dokumentenlenkungssystems, weil sie die Nachvollziehbarkeit von Änderungen, die Gültigkeit der Dokumente und allfällige Kontrollmechanismen abbilden.

Ihr Nutzen: Per Mausklick haben Sie zu allen Dokumenten die für das Qualitätssicherungssystem relevanten Informationen zur Hand.

Geregelte Ablage

Die zukunftssichere Ablage ist nicht einfach nur die digitale Fortführung der Zettelwirtschaft: Die Dokumente werden in Ordner innerhalb verschiedener Bibliotheken abgelegt. Sie definieren, wer auf welche Bibliotheken, Ordner, Dokumente Zugriff haben soll. Die Zugriffe wiederum können auf verschiedene Stufen angelegt werden: Lesezugriff, Bearbeitungsrecht, Lese- und Bearbeitungsrecht etc.

Ihr Nutzen: Diese im System hinterlegte Berechtigungsstruktur schafft Ordnung und Klarheit, was Zuständigkeiten betrifft.

 

Entwurf- und Veröffentlicht-Modus

Sehen, was gesehen werden soll: Dokumente werden erst publiziert, wenn Sie diese auch aktiv veröffentlicht haben. Im Entwurfsmodus können sie problemlos an einem Dokument arbeiten, ohne dass die Zwischenversionen dann gleich für andere sichtbar werden. Dafür ist dann jedermann klar, dass alle veröffentlichten Dokumente, welche für jedermann mit Leserecht sichtbar sind, Gültigkeit haben.

Ihr Nutzen: Den Mitarbeitenden mit Leserechten werden nur Veröffentlichte und somit gültige Dokumente angezeigt.

 

Automatisierter Vernehmlassungs- und Freigabeprozess

Es mag seltsam tönen, aber die beste Überprüfung geschieht durch ein geprüftes Prüfverfahren: Muss ein Dokument vor Veröffentlichung durch eine oder mehrere Personen geprüft und freigegeben werden, bietet das Dokumentenlenkungssystem die notwendigen Funktionen dazu. Per Mausklick werden die Personen oder Teams zur Prozessteilnahme eingeladen. Nachdem sie die Prüfung abgeschlossen haben, geben sie ihren Kommentar oder ihre Freigabe per Mausklick ab. Diese Schritte werden in den Informationen zum Dokument sauber und automatisch dokumentiert und bleiben jederzeit nachvollziehbar.

Ihr Nutzen: Durch diesen elektronischen Prozess müssen Sie keine Mails mehr mit Anhängen oder Links verschicken. Sie können diese direkt aus dem Lenkungssystem auslösen.

 

Dokumenten-Versionierung

Das Aus für den Satz «Ja, seit wann gibt es das denn?!»: In einem Dokumentenlenkungssystem erhält jedes Dokument eine neue Versionsnummer so bald im Dokument oder auf Ebene der Dokumenteninformation eine Änderung vorgenommen und gespeichert wurde.

Ihr Nutzen: Der Verlauf eines Doukments ist jederzeit nachvollziehbar und auch alte Versionen können erneut abgerufen werden.

 

Volltextsuche

Wissen wo und WIE man etwas findet: Mit dieser Funktion werden Sie nie mehr lange nach einem Dokument suchen. Geben Sie einfach einen Begriff aus dem Inhalt oder dem Namen des Dokuments ein und das System zeigt Ihnen in geordneter Übersicht sämtliche passenden Suchergebnisse an.

Ihr Nutzen: Sie sind nicht mehr darauf angewiesen das ganze Ablagesystem und alle Dateinamen auswendig zu kennen, um ein Dokument zu finden. Verbringen Sie Ihre Zeit mit Arbeiten statt mit Suchen!

 

Benachrichtigungssystem

Eindeutig wie eine Verkehrsampel: Jeder Benutzer hat die Möglichkeit bei einem für ihn relevanten Dokument ein Benachrichtigungs-Flag zu setzen. Damit wird ein E-Mail ausgelöst, sobald eine neue Version des Dokuments veröffentlicht wird.

Ihr Nutzen: Sämtliche Mitarbeitenden bleiben damit ohne Zusatzaufwand auf dem Laufenden.

 

Gelesen und Verstanden-Funktion

Damit es auch alle verstehen: In vielen Organisationen müssen Weisungsdokumente von den Mitarbeitenden gelesen und deren Kenntnisnahme mit Visum bestätigt werden. Diese Funktion kann den Mitarbeitenden elektronisch zur Verfügung gestellt werden und der Verantwortliche hat jederzeit den Überblick über die erledigten und die noch ausstehenden Visierungen.

Ihr Nutzen: Endlich können Mitarbeitende die Dokumente elektronisch lesen und visieren. Damit sparen Sie Zeit und schonen die Umwelt.

 

Weitere nützliche Funktionen

Ein gut integrierbares Dokumentenlenkungssystem, wie das new-win SW Solutions AG anbietet, lässt ausserdem den direkten Zugriff aus den Office-Progammen auf die Ablage zu. Somit können Sie wie gewohnt die Ordnerübersicht im Explorer anzeigen, die Dokumente in den Office-Progammen öffnen und bearbeiten.

Zusammengefasst kann das Dokumentenlenkungssystem als übersichtliches Board mit Dateiablage, Tasklisten und Dashboards betrachtet werden. Ein perfektes Arbeitsinstrument für Qualitätsmanager, Dokumentenmanager und Prozessmanager.

 

Möchten Sie gerne erfahren wie das Dokumentenlenkungssystem von new-win aussieht? Wir stellen Ihnen das Produkt H-DOC gerne im Detail vor.
Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren!

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