Une organisation prudente qui met en œuvre un CIRS poursuit différents objectifs. En tant que fabricant de logiciels tourné vers l’avenir, nous avons déjà relevé bon nombre de vos défis. En concertation avec des spécialistes locaux, nous avons mis en œuvre des solutions durables pour toutes ces exigences, que nous développons constamment. Il peut s’agir de :

• Sécurité accrue des patients
• Répondez aux exigences de conformité
• Transformer la culture de l’erreur en une culture de l’apprentissage
• Découvrir les lacunes dans les processus opérationnels

Pour que vous puissiez atteindre les objectifs souhaités avec votre CIRS, le processus de reporting, la gestion des cas et l’analyse des cas doivent être adaptés à la structure organisationnelle. Quel système convient le mieux à votre organisation ? Vous trouverez ci-dessous quelques exemples (fictifs), dont l’un pourrait également s’appliquer à votre organisation en termes de structure :

• Exemple 1 : Organisation d’accueil et de services de 30 employés
• Exemple 2 : Centre de soins de 200 employés
• Exemple 3 : Réseau hospitalier de 2000 employés

Les conseils énumérés ne sont pas exhaustifs et s’appliquent sous différentes formes. L’important est que vous puissiez atteindre vos objectifs efficacement et à un coût raisonnable. Par conséquent, nous vous recommandons de faire appel à un partenaire logiciel expérimenté lors de la mise en œuvre d’un CIRS. Depuis près de 20 ans, SW Solutions AG développe des outils CIRS et dispose d’un savoir-faire extrêmement approfondi dans ce domaine. Vous souhaitez en savoir plus ? N’hésitez pas à nous contacter.

Exemple 1 : Organisation d’accueil et de services de 30 employés

L’organisation Spitex « Basler Care » qui emploie 30 personnes travaille avec un mandat de représentation public. La gestion de la qualité est attachée à la gestion. Au cours des dernières années, l’organisation n’a cessé de croître. Les processus sont devenus plus complexes d’une part en raison de la croissance, mais aussi en raison des défis accrus en matière de soins infirmiers. La communication au sein de l’équipe est ouverte et honnête. Le secteur public exige une gestion de la qualité vérifiable afin que les services fournis puissent être fiables avec la confiance nécessaire.

Notre recommandation CIRS pour les organisations ayant des structures similaires :

Comment dois-je faire un signalement ?

• Il est important qu’il soit possible de faire des déclarations à faible seuil, c’est-à-dire que les employés doivent être en mesure de soumettre des déclarations CIRS à la fois sur la route et sur le site.
• Le formulaire de rapport doit être simple et adapté à votre organisation.
• Parce que la communication au sein de votre équipe est déjà ouverte et honnête, l’anonymat du rapport peut être supprimé. Dans tous les cas, pour des raisons de confidentialité, il faut veiller à ce que les informations concernant le client (nom, date de naissance, lieu de résidence, etc.) soient supprimées des rapports.

Qui travaille avec l’outil ?

• Définir un à trois employés environ qui s’occuperont du traitement des rapports CIRS entrants. Idéalement, il s’agit de la personne responsable de la qualité et de ses adjoints.

Comment le potentiel du CIRS sera-t-il exploité ?

• L’analyse des cas CIRS révèle souvent des lacunes de processus ou des problèmes de communication. Des mesures peuvent y remédier ou les améliorer sensiblement.
• Une liste de cas (y compris mesures), qui peut être consultée par les employés, transmet la prise de conscience que les rapports sont importants et seront utilisés pour des améliorations.
• Pour que tous les collaborateurs puissent bénéficier des rapports CIRS, il est également utile d’aborder les cas lors de réunions d’équipe. À l’aide d’aperçus du système, vous pouvez le faire rapidement et clairement.
• Intégrez la formation à l’utilisation du système de reporting CIRS dans votre programme de formation continue afin que tous les intervenants parlent le même « langage ».
• À l’aide de rapports simples, vous pouvez prouver à votre client que vous utilisez avec succès le CIRS, un instrument important pour accroître la sécurité des patients. Cela renforce la confiance en votre professionnalisme.

Exemple 2 : Centre de soins de 200 employés

Dans le centre de soins public « Sana St. Gallen », 200 employés travaillent 24 heures sur 24 pour s’occuper des résidents. Le turn-over du personnel a augmenté ces derniers mois en raison de diverses restructurations. L’ouverture à parler des erreurs observées ou auto-infligées n’est pas la même dans tous les départements. L’objectif est d’améliorer la qualité, bien que les ressources financières soient limitées. De plus, le client attend une efficacité et une qualité démontrables. Quel est le meilleur endroit pour donner un coup de main ?

Notre recommandation CIRS pour les organisations ayant des structures similaires :

Comment dois-je faire un signalement ?

• Les employés doivent pouvoir accéder au formulaire de déclaration CIRS facilement et en toute sécurité depuis n’importe quel PC, téléphone portable ou tablette (interne et externe).
• Utilisez un formulaire CIRS simple et intuitif qui est adapté aux besoins de votre organisation.
• Afin de transformer la culture de l’erreur en une culture d’apprentissage, les employés doivent être en mesure de signaler de manière anonyme.

Qui travaille avec l’outil ?

• Définissez qui devrait être le CIRS responsable dans votre organisation (par exemple, QM). Il est également conseillé de nommer des employés responsables de différents domaines de votre organisation (entreprise/division/département) pour s’occuper des rapports CIRS (sous-traitants CIRS).
• Décidez si tous les rapports doivent être transmis aux départements via un point de triage (par exemple QM) ou si les cas CIRS doivent déjà être envoyés directement aux processeurs CIRS par le déclarant. Les sous-traitants CIRS peuvent également attribuer des cas à d’autres domaines et assurer ainsi un flux de travail adapté avec une situation de charge de travail favorable à l’entreprise.

Comment le potentiel du CIRS sera-t-il exploité ?

• L’analyse des cas CIRS révèle souvent des lacunes de processus ou des problèmes de communication. Il est possible d’y remédier ou de l’améliorer à l’aide de mesures.
• Si vous souhaitez créer une culture de l’apprentissage, la publication d’un maximum de cas CIRS en interne est une première étape. Cela donne aux employés un aperçu de certains rapports qui ont été publiés par le CIRS ou les responsables du groupe de reporting. Les personnes qui ont fait un signalement savent que quelqu’un s’occupe de leurs signalements et quelles mesures ont été prises en conséquence.
• Une fois les cas analysés et traités, vous pouvez à nouveau discuter en équipe des cas CIRS les plus perspicaces. L’implication active de tous les employés permet d’identifier le potentiel d’optimisation des processus d’entreprise et d’améliorer la culture de la communication.
• À l’aide de rapports simples, vous pouvez également prouver à votre client que vous utilisez CIRS, un instrument important pour accroître la sécurité des patients, de manière rentable et réussie.
• Intégrez la formation CIRS à votre programme de formation continue.

Exemple 3 : Un réseau hospitalier de 2000 employés et 5 sites

L’organisation du groupe de cliniques « HealthTech ZH » est d’une complexité supérieure à la moyenne. Néanmoins, la sécurité des patients est la priorité absolue. Certains domaines d’activité sont gérés sur plusieurs sites, d’autres sont spécifiques à un lieu. La gestion de la qualité est gérée à tous les niveaux en collaboration avec les responsables de chaque site. Différentes cultures prévalent dans les différents domaines lorsqu’il s’agit de faire face aux erreurs et aux changements. À cet égard, une normalisation dans une direction positive est recherchée. L’efficacité et une bonne ambiance de travail doivent aller de pair. Les processus d’exploitation sont analysés et optimisés en permanence, et chaque outil qui fournit des indications perspicaces sur le potentiel d’amélioration est précieux. La gestion de la qualité rend compte périodiquement à la direction de l’entreprise des succès, des objectifs et de la planification de la gestion de la qualité. Il est important de pouvoir accéder rapidement aux résultats des différents sites.

Notre recommandation CIRS pour les organisations ayant des structures similaires :

Comment dois-je faire un signalement ?

• Tous les employés ont accès au formulaire de signalement via un lien activé pour eux. Idéalement, cela devrait être publié sur une page de portail (quel que soit le terminal). Les employés doivent pouvoir accéder au formulaire rapidement et en toute sécurité de n’importe où à l’intérieur (et si possible, à l’extérieur) de l’organisation.
• Le formulaire CIRS doit être conçu de manière à ce qu’il soit structuré de manière appropriée pour tous les sites et zones de votre entreprise.
• Afin de transformer la culture de l’erreur en une culture de l’apprentissage, il est conseillé de permettre aux collaborateurs de signaler leurs observations de manière anonyme. Avant qu’un cas de CIRS ne soit mis à la disposition d’autres personnes, toutes les informations permettant de tirer des conclusions sur les patients ou les employés doivent être supprimées.

Qui travaille avec l’outil ?

• Ils définissent les personnes en charge des cas CIRS aux différents niveaux de l’organisation (entreprise/clinique/zone/service). À chaque niveau, vous pouvez donner à une ou plusieurs personnes les droits de traitement, de transmission et d’évaluation des dossiers. Ces personnes sont appelées processeurs CIRS.
• Si les cas sont distribués par triage, les cas CIRS peuvent être traités plus rapidement et plus efficacement que si le déclarant peut mal définir le service responsable et que le cas est donc transmis d’un bureau à l’autre.
• Pour les organisations de grande complexité, il vaut la peine de créer un cercle de personnes qui se réunissent périodiquement pour traiter les cas actuels du CIRS.
• De plus, il n’est pas rare qu’un rôle d’observateur soit introduit pour les gestionnaires des grandes organisations. Les responsables ne sont pas activement impliqués dans le traitement du CIRS, mais peuvent toujours se renseigner sur l’avancement actuel du système.

Comment le potentiel du CIRS sera-t-il exploité ?

• Une page portail permet à vos employés d’accéder au formulaire de signalement et d’obtenir un aperçu de tous les cas dont la publication a été approuvée par les sous-traitants. Cela augmente considérablement les avantages du CIRS : les employés reconnaissent que leurs dossiers sont en cours de traitement et que des mesures sont prises pour y remédier.
• Une fois les cas analysés et traités, vous pouvez à nouveau discuter des principales conclusions avec l’équipe. L’implication active de tous les employés permet d’identifier le potentiel d’optimisation des processus d’entreprise et d’améliorer la culture de la communication.
• Avec un outil CIRS conçu par des professionnels, il est facile de fournir une preuve des exigences de conformité. Pour ce faire, utilisez les rapports de l’outil ou l’export Excel.

La gestion des erreurs est le reflet de votre culture d’entreprise. Avec H-CIRS, vous activez des rapports à bas seuil qui apportent des informations précieuses et réduisent les coûts. De cette façon, vous contribuez à l’apprentissage institutionnel à un niveau différent, message par rapport et évaluation par évaluation. Vous augmentez la sécurité des patients et la confiance dans la qualité de votre entreprise.

Les conseils énumérés ne sont pas exhaustifs et s’appliquent sous différentes formes. L’important est que vous puissiez atteindre vos objectifs efficacement et à un coût raisonnable. Par conséquent, nous vous recommandons de faire appel à un partenaire logiciel expérimenté lors de la mise en œuvre d’un CIRS. Depuis près de 20 ans, SW Solutions AG développe des outils CIRS et dispose d’un savoir-faire extrêmement approfondi dans ce domaine. Vous souhaitez en savoir plus ? N’hésitez pas à nous contacter. Nous sommes heureux d’être là pour vous !