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C’est ainsi que la vigilance devient un freestyle :
Pour plus de soulagement et une meilleure vue d’ensemble, nous vous recommandons un programme en trois points :
- Utilisez un système de déclaration électronique.
- Normaliser le processus de reporting.
- Utilisez des messages de vigilance pour votre gestion de la qualité.
De cette façon, vous serez en mesure d’intégrer beaucoup plus efficacement les messages de vigilance dans votre travail quotidien et d’en faire rapidement une évidence.
Utiliser un système de signalement électronique
Un système de reporting électronique ouvre de nouvelles possibilités, notamment pour l’entreprise dans le cadre de la gestion de la qualité.
En Suisse, H-VIGILANCE est le système de déclaration établi pour la matériovigilance, la pharmacovigilance et l’hémovigilance avec NearMiss. Les responsables de la vigilance gèrent tous les rapports de vigilance via le système et gardent ainsi toujours une vue d’ensemble.
En utilisant le système de reporting, la vigilance devient automatiquement plus importante dans votre organisation. De nombreuses caractéristiques y contribuent :
- Tous ces rapports sont clairs en ce qui concerne le traitement des rapports de vigilance.
- Les employés ont un accès rapide au formulaire de signalement (enregistrement des cas) via une page portail.
- L’interface conviviale facilite grandement le remplissage du rapport.
- Des champs de formulaire supplémentaires contenant des informations qui vous concernent peuvent être intégrés dans le système.
- Les rapports dans le système vous fournissent une bonne situation des données afin d’en déduire des mesures ciblées.
Uniformiser le processus de reporting
Heureusement, les cas de vigilance ne se produisent pas au quotidien. Mais si c’est le cas, vous devriez savoir à quoi ressemble la procédure de signalement. En l’absence d’un processus de signalement normalisé et d’un système de signalement, il est tout à fait possible que les responsabilités et la procédure exacte de signalement ne soient pas du tout connues des employés concernés. En outre, il arrive parfois que des événements se produisent pour lesquels il n’est peut-être pas clair s’ils doivent être signalés à Swissmedic ou non.
H-VIGILANZ apporte ici une solution avec un processus de reporting clair, car le processus et les responsabilités doivent inévitablement y être définis et intégrés. À quoi ressemble un processus de reporting standardisé ?
- Tout le monde peut enregistrer des rapports de vigilance car le formulaire de signalement est facilement accessible.
- Les rapports des employés sont automatiquement transmis aux agents de vigilance compétents. Les informations de contact sont stockées dans le système.
- Les responsables de la vigilance traitent les rapports en détail.
- Les agents de vigilance peuvent utiliser le système de signalement pour impliquer d’autres personnes dans le traitement.
- Une fois le traitement terminé, les rapports de vigilance sont envoyés à Swissmedic via le système de déclaration avec une signature intégrée.
- Les rapports restent disponibles dans le système de rapports et continuent d’être disponibles à des fins internes, telles que les évaluations et la dérivation des mesures.
Utilisez des messages de vigilance pour votre gestion de la qualité
Le savoir, c’est être capable d’améliorer la qualité : De nombreuses fonctionnalités qui vont au-delà de l’enregistrement et de l’envoi de messages de vigilance font de H-VIGILANCE un outil important pour la gestion de la qualité.
- Comme chaque employé peut enregistrer des rapports de vigilance, le système de signalement crée une base pour un traitement plus conscient des cas de vigilance et de la qualité en général.
- En enregistrant des mesures pour les rapports de vigilance, le CIP (Processus d’Amélioration Continue) est soutenu.
- Des champs supplémentaires individuels vous fournissent des informations supplémentaires sur les messages que vous pouvez utiliser pour vos statistiques de gestion de la qualité.
- Y a-t-il des rapports de vigilance qui n’ont pas été transmis à Swissmedic, mais qui sont pertinents à des fins internes ? Ces rapports sont également traités et stockés.
- Dans le système de reporting, vous pouvez accéder à tout moment aux rapports, mais aussi à des informations supplémentaires à partir des documents joints ou des images.
Voulez-vous libérer vos messages de vigilance de leur existence de belle-mère ? Dans ce cas, il vaut la peine d’introduire un système de reporting. Vous trouverez de plus amples informations sur le sujet ici :
- H-VIGILANCE, système de reporting de vigilance de new-win SW Solutions
- Swissmedic Pharmacovigilance
- Swissmedic Hémovigilance et NearMiss
- Swissmedic Materio Vigilance.
Nous espérons avoir pu vous donner une compréhension claire des avantages de professionnaliser les rapports de vigilance et de les intégrer dans la gestion de la qualité. Si vous avez d’autres questions, n’hésitez pas à contacter notre équipe à tout moment, nous serons heureux de vous fournir des informations et de vous familiariser avec les produits plus en détail.
