Per tradurre questo articolo dal tedesco è stato utilizzato uno strumento di intelligenza artificiale.

Un’organizzazione prudente che implementa un CIRS persegue diversi obiettivi. In qualità di produttori di software lungimiranti, abbiamo già affrontato molte delle vostre sfide. In consultazione con specialisti locali, abbiamo implementato soluzioni sostenibili per tutte queste esigenze, che sviluppiamo costantemente. Questi possono essere:

• Maggiore sicurezza del paziente
• Soddisfa i requisiti di conformità
• Cambiare la cultura dell’errore in una cultura dell’apprendimento
• Scoprire le lacune all’interno dei processi operativi

Affinché tu possa raggiungere gli obiettivi desiderati con il tuo CIRS, il processo di reporting, la gestione dei casi e l’analisi dei casi devono essere adattati alla struttura organizzativa. Qual è il sistema giusto per la tua organizzazione? Di seguito sono riportati alcuni esempi (fittizi), uno dei quali potrebbe applicarsi anche alla tua organizzazione in termini di struttura:

• Esempio 1: organizzazione Spitex con 30 dipendenti
• Esempio 2: centro di assistenza con 200 dipendenti
• Esempio 3: Rete ospedaliera con 2000 dipendenti

I suggerimenti elencati non sono esaustivi e si applicano in diverse forme. L’importante è che tu possa raggiungere i tuoi obiettivi in modo efficiente e a un costo ragionevole. Pertanto, si consiglia di affidarsi a un partner software esperto durante l’implementazione di un CIRS. La new-win SW Solutions AG sviluppa strumenti CIRS da quasi 20 anni e dispone di un know-how estremamente profondo in questo settore. Vuoi saperne di più? Non esitate a contattarci.

Esempio 1: organizzazione Spitex con 30 dipendenti

L’organizzazione Spitex «Basler Care» con 30 collaboratori lavora con un mandato di prestazione pubblica. La gestione della qualità è collegata alla gestione. Negli ultimi anni, l’organizzazione è cresciuta continuamente. I processi sono diventati più complessi da un lato a causa della crescita, ma anche a causa delle maggiori sfide infermieristiche. La comunicazione all’interno del team è aperta e onesta. Il settore pubblico richiede una gestione della qualità verificabile in modo che i servizi forniti possano essere affidabili con la fiducia necessaria.

La nostra raccomandazione CIRS per le organizzazioni con strutture simili:

Come devo effettuare la segnalazione?

• È importante che sia possibile effettuare una segnalazione a bassa soglia, ovvero che i dipendenti siano in grado di presentare le segnalazioni CIRS sia su strada che in cantiere.
• Il modulo di segnalazione deve essere semplice e appropriato per la tua organizzazione.
• Poiché la comunicazione all’interno del tuo team è già aperta e onesta, l’anonimato della segnalazione potrebbe essere eliminato. In ogni caso, per motivi di riservatezza, è necessario fare in modo che le informazioni relative al cliente (nome, data di nascita, luogo di residenza, ecc.) siano rimosse dai rapporti.

Chi lavora con lo strumento?

• Definisci da uno a circa tre dipendenti che si occuperanno dell’elaborazione dei rapporti CIRS in entrata. Idealmente, questi sono la persona responsabile della qualità e i loro vice.

Come verrà sfruttato il potenziale del CIRS?

• L’analisi dei casi CIRS rivela spesso lacune di processo o problemi di comunicazione. Questi possono essere corretti o notevolmente migliorati con l’aiuto di misure.
• Un elenco dei casi (incl. misure), che possono essere visionate dai dipendenti, trasmette la consapevolezza che le segnalazioni sono importanti e saranno utilizzate per migliorare.
• Per garantire che tutti i dipendenti possano beneficiare dei rapporti CIRS, vale la pena affrontare i casi anche nelle riunioni del team. Con l’aiuto delle panoramiche di sistema, è possibile farlo in modo rapido e chiaro.
• Integra la formazione nell’uso del sistema di reportistica CIRS nel tuo programma di formazione continua in modo che tutti i soggetti coinvolti parlino la stessa “lingua”.
• Con l’aiuto di semplici report, puoi dimostrare al tuo cliente che stai utilizzando con successo CIRS, uno strumento importante per aumentare la sicurezza del paziente. Questo crea fiducia nella tua professionalità.

Esempio 2: centro di assistenza con 200 dipendenti

Nel centro di cura “Sana San Gallo”, finanziato con fondi pubblici, 200 dipendenti lavorano 24 ore su 24 per assistere i residenti. Il turnover del personale è aumentato negli ultimi mesi a causa di varie ristrutturazioni. L’apertura a parlare di errori osservati o autoinflitti non è la stessa in tutti i reparti. L’obiettivo è quello di migliorare la qualità, anche se le risorse finanziarie sono limitate. Inoltre, il cliente si aspetta efficienza e qualità dimostrabili. Qual è il posto migliore per dare una mano?

La nostra raccomandazione CIRS per le organizzazioni con strutture simili:

Come devo effettuare la segnalazione?

• I dipendenti devono essere in grado di accedere al modulo di segnalazione CIRS in modo semplice e sicuro da qualsiasi PC, telefono cellulare o tablet (interno ed esterno).
• Utilizza un modulo CIRS semplice e intuitivo su misura per le esigenze della tua organizzazione.
• Per trasformare la cultura dell’errore in una cultura dell’apprendimento, i dipendenti devono essere in grado di segnalare in modo anonimo.

Chi lavora con lo strumento?

• Definisci chi dovrebbe essere il responsabile CIRS nella tua organizzazione (ad es. QM). È inoltre consigliabile nominare dipendenti responsabili di singole aree della propria organizzazione (azienda/divisione/reparto) per occuparsi dei rapporti CIRS (responsabili del trattamento CIRS).
• Decidere se tutte le segnalazioni devono essere inoltrate ai dipartimenti tramite un punto di triage (ad es. QM) o se i casi CIRS devono essere già inviati direttamente ai responsabili del CIRS dal segnalatore. I processori CIRS possono anche assegnare i casi ad altre aree e garantire così un flusso di lavoro adeguato con una situazione di carico di lavoro favorevole all’azienda.

Come verrà sfruttato il potenziale del CIRS?

• L’analisi dei casi CIRS rivela spesso lacune di processo o problemi di comunicazione. Questi possono essere corretti o migliorati con l’aiuto di misure.
• Se si vuole creare una cultura dell’apprendimento, pubblicare internamente il maggior numero possibile di casi CIRS è un primo passo. In questo modo i dipendenti possono avere una visione approfondita dei report selezionati pubblicati dal CIRS o dai responsabili dei gruppi di reporting. Le persone che hanno fatto una segnalazione sanno che qualcuno si sta occupando delle loro segnalazioni e quali misure sono state prese di conseguenza.
• Dopo che i casi sono stati analizzati ed elaborati, è possibile discutere nuovamente i casi CIRS più approfonditi come team. Il coinvolgimento attivo di tutti i dipendenti rende evidente il potenziale di ottimizzazione dei processi aziendali e migliora la cultura della comunicazione.
• Con l’aiuto di semplici report, puoi anche dimostrare al tuo cliente che stai utilizzando CIRS, uno strumento importante per aumentare la sicurezza del paziente, in modo economico e con successo.
• Incorpora la formazione CIRS nel tuo programma di formazione continua.

Esempio 3: una rete ospedaliera con 2000 dipendenti e 5 sedi

L’organizzazione del gruppo clinico “HealthTech ZH” è di complessità superiore alla media. Tuttavia, la sicurezza del paziente è la massima priorità. Alcune aree di attività sono gestite da più sedi, altre sono specifiche per località. La gestione della qualità è gestita in modo trasversale in collaborazione con i responsabili di ogni sede. Nelle singole aree prevalgono culture diverse quando si tratta di affrontare errori e cambiamenti. A questo proposito, si cerca una standardizzazione in una direzione positiva. L’efficienza e una buona atmosfera di lavoro dovrebbero andare di pari passo. I processi operativi sono costantemente analizzati e ottimizzati e ogni strumento che fornisce indicazioni approfondite sul potenziale di miglioramento è prezioso. La gestione della qualità riferisce periodicamente alla direzione aziendale sui successi, gli obiettivi e la pianificazione della gestione della qualità. È importante poter accedere rapidamente ai risultati delle singole località.

La nostra raccomandazione CIRS per le organizzazioni con strutture simili:

Come devo effettuare la segnalazione?

• Tutti i dipendenti hanno accesso al modulo di segnalazione tramite un link attivato per loro. Idealmente, questo dovrebbe essere pubblicato su una pagina del portale (indipendentemente dal dispositivo finale). I dipendenti devono essere in grado di accedere al modulo in modo rapido e sicuro da qualsiasi luogo all’interno (e, se possibile, all’esterno) dell’organizzazione.
• Il modulo CIRS deve essere progettato in modo tale da essere strutturato in modo appropriato per tutte le sedi e le aree dell’azienda.
• Per trasformare la cultura dell’errore in una cultura dell’apprendimento, è consigliabile consentire ai dipendenti di segnalare le loro osservazioni in modo anonimo. Prima che un caso CIRS sia reso disponibile ad altre persone, tutte le informazioni che consentono di trarre conclusioni su pazienti o dipendenti devono essere rimosse.

Chi lavora con lo strumento?

• Definiscono i responsabili dei casi CIRS ai diversi livelli dell’organizzazione (azienda/clinica/area/reparto). A ogni livello, è possibile concedere a una o più persone i diritti per elaborare, inoltrare e valutare i casi. Queste persone sono chiamate processori CIRS.
• Se i casi vengono distribuiti tramite triage, i casi CIRS possono essere elaborati in modo più rapido ed efficiente rispetto a quando il segnalatore può definire erroneamente il dipartimento responsabile e il caso viene quindi passato da un ufficio all’altro.
• Per le organizzazioni di grande complessità, vale la pena creare una cerchia di persone che si incontri periodicamente per affrontare i casi CIRS in corso.
• Inoltre, non è raro che venga introdotto un ruolo di osservatore per i manager delle organizzazioni più grandi. I responsabili non sono attivamente coinvolti nell’elaborazione CIRS, ma possono sempre informarsi sullo stato di avanzamento del sistema.

Come verrà sfruttato il potenziale del CIRS?

• Una pagina del portale porta i vostri dipendenti al modulo di segnalazione e a una panoramica di tutti i casi che sono stati approvati per la pubblicazione dai responsabili del trattamento. Ciò aumenta significativamente i vantaggi del CIRS: i dipendenti riconoscono che i loro casi vengono elaborati e che vengono adottate misure per affrontarli.
• Dopo che i casi sono stati analizzati ed elaborati, è possibile discutere nuovamente i risultati chiave con il team. Il coinvolgimento attivo di tutti i dipendenti rende evidente il potenziale di ottimizzazione dei processi aziendali e migliora la cultura della comunicazione.
• Con uno strumento CIRS costruito professionalmente, è facile fornire la prova dei requisiti di conformità. A tale scopo, utilizzare i report nello strumento o l’esportazione Excel.

Affrontare gli errori riflette la tua cultura aziendale. Con H-CIRS, è possibile abilitare la reportistica a bassa soglia che fornisce informazioni preziose e riduce i costi. In questo modo, contribuisci all’apprendimento istituzionale a un livello diverso, messaggio dopo rapporto e valutazione dopo valutazione. Aumentate la sicurezza dei pazienti e la fiducia nella qualità della vostra azienda.

I suggerimenti elencati non sono esaustivi e si applicano in diverse forme. L’importante è che tu possa raggiungere i tuoi obiettivi in modo efficiente e a un costo ragionevole. Pertanto, si consiglia di affidarsi a un partner software esperto durante l’implementazione di un CIRS. La new-win SW Solutions AG sviluppa strumenti CIRS da quasi 20 anni e dispone di un know-how estremamente profondo in questo settore. Vuoi saperne di più? Non esitate a contattarci. Siamo felici di essere lì per voi!