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Vigilanz-Meldungen: Machen Sie aus der Pflicht eine Kür!

Leidenschaft auch bei unliebsamen Dingen bewahren – das ist eine Kunst. Unerwünschte Reaktionen auf ein Arzneimittel, auffällige Symptome nach einer Bluttransfusion, schwerwiegende Probleme aufgrund eines Medizinproduktes gehören zu den unliebsamen Ereignissen, die zwingend an Swissmedic gemeldet werden müssen.

Solche Ereignisse geschehen leider häufiger als geahnt und lassen sich nicht verleugnen – auch wenn das manchmal bequemer wäre. Wir verstehen das. Gerade aufgrund dieses menschlichen inneren Widerstandes, und weil es nicht zu den eigentlichen Kernaufgaben gehört, fristet Vigilanz in vielen Spitälern und anderen Gesundheitseinrichtungen nicht selten ein eher «stiefmütterliches» Dasein. Doch allen Widerständen zum Trotz sind die Vorgaben des Gesetzgebers eindeutig: Vigilanz-Meldungen sind Pflicht.

So wird Vigilanz zur Kür:

Für mehr Entlastung und einen besseren Überblick empfehlen wir Ihnen ein Drei-Punkte-Programm:

  • Verwenden Sie ein elektronisches Meldesystem.
  • Standardisieren Sie den Meldeprozess.
  • Nutzen Sie die Vigilanz-Meldungen für Ihr Qualitätsmanagement.

So gelingt es Ihnen, Vigilanz-Meldungen deutlich effizienter in den Arbeitsalltag zu integrieren und bald zu einem Selbstläufer zu machen.

Verwenden Sie ein elektronisches Meldesystem

Mit einem elektronischen Meldesystem eröffnen sich neue Möglichkeiten – besonders unternehmensförderlich auch in Verbindung mit Ihrem Qualitätsmanagement.

In der Schweiz ist H-VIGILANZ das etablierte Meldesystem für Materiovigilanz, Pharmakovigilanz und Hämovigilanz mit NearMiss. Die Vigilanz-Verantwortlichen administrieren sämtliche Vigilanz-Meldungen über das System und behalten so stets den Überblick.

Durch die Verwendung des Meldesystems bekommt Vigilanz automatisch einen höheren Stellenwert in Ihrer Organisation. Es gibt zahlreiche Funktionen, die dies begünstigen:

  • Es herrscht bei allen Klarheit bezüglich des Umgangs mit Vigilanz-Meldungen.
  • Die Mitarbeitenden haben über eine Portalseite schnellen Zugriff auf das Meldeformular (Fallerfassung).
  • Durch die benutzerfreundliche Oberfläche wird das Ausfüllen der Meldung deutlich einfacher.
  • Zusätzliche Formularfelder für Informationen, die für Sie relevant wären, lassen sich ins System integrieren.
  • Aus den Meldungen im System erhalten Sie eine gute Datenlage, um daraus zielführende Massnahmen abzuleiten.

 

Standardisieren Sie den Meldeprozess

Glücklicherweise treten Vigilanz-Fälle nicht täglich auf. Aber wenn, dann sollte man wissen, wie das Meldeprozedere aussieht. Ohne standardisierten Meldeprozess und ohne Meldesystem ist es gut möglich, dass die Verantwortlichkeiten und der genaue Ablauf bei Meldungen den betroffenen Mitarbeitenden überhaupt nicht bekannt sind. Ausserdem geschehen manchmal Ereignisse, bei denen vielleicht nicht eindeutig ist, ob sie jetzt an Swissmedic gemeldet werden müssen, oder nicht.

Hier schafft H-VIGILANZ mit einem klaren Meldeprozess Abhilfe, weil darin der Ablauf und die Zuständigkeiten zwangsläufig definiert und integriert werden müssen. Wie sieht ein standardisierter Meldeprozess aus?

  1. Jeder und jede kann Vigilanz-Meldungen erfassen, weil das Meldeformular leicht zugänglich ist.
  2. Die Meldungen der Mitarbeitenden werden automatisch an die zuständigen Vigilanz-Verantwortlichen weitergeleitet. Die Kontaktinformationen sind im System hinterlegt.
  3. Die Vigilanz-Verantwortlichen bearbeiten die Meldungen im Detail.
  4. Die Vigilanz-Verantwortlichen können über das Meldesystem weitere Personen in die Bearbeitung einbeziehen.
  5. Nach Abschluss der Bearbeitung werden die Vigilanz-Meldungen mit integrierter Signatur an Swissmedic über das Meldesystem verschickt.
  6. Die Meldungen bleiben im Meldesystem abrufbar und stehen für interne Zwecke, wie Auswertungen und Massnahmenableitungen, weiter zur Verfügung.

 

Nutzen Sie die Vigilanz-Meldungen für Ihr Qualitätsmanagement

Bescheid wissen, bedeutet Qualität verbessern können: Zahlreiche Funktionalitäten, die über das Erfassen und Senden der Vigilanz-Meldungen hinausgehen, machen H-VIGILANZ zu einem wichtigen Instrument für das Qualitätsmanagement.

  • Weil jede/r Mitarbeitende Vigilanz-Meldungen erfassen kann, schafft das Meldesystem eine Grundlage für einen bewussteren Umgang mit Vigilanz-Fällen und Qualität im Allgemeinen.
  • Durch die Erfassung von Massnahmen zu den Vigilanz-Meldungen wird der KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess) unterstützt.
  • Mit individuellen Zusatzfeldern erhalten Sie ergänzende Informationen zu den Meldungen, die Sie für Ihre QM-Statistiken verwenden können.
  • Gibt es Vigilanz-Meldungen, die zwar nicht an Swissmedic übermittelt wurden, jedoch für interne Zwecke relevant sind? Auch diese Meldungen werden bearbeitet und gespeichert.
  • Im Meldesystem kann man jederzeit auf die Meldungen aber auch auf zusätzliche Informationen aus den angehängten Dokumenten oder Bildern zugreifen.

 

Sie möchten Ihre Vigilanz-Meldungen von ihrem stiefmütterlichen Dasein befreien? Dann lohnt sich die Einführung eines Meldesystems. Weiterführende Informationen, die Ihnen weitere Entscheidungshilfe bieten, zu der Thematik finden Sie hier:

Wir hoffen, wir konnten Ihnen die Vorteile der Professionalisierung der Vigilanz-Meldungen und der Integration in das Qualitätsmanagement anschaulich näherbringen. Für weiterführende Fragen wenden Sie sich unbedingt jederzeit an unser Team, wir geben Ihnen gerne Auskunft und machen Sie näher mit den Produkten vertraut.

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