Per tradurre questo articolo dal tedesco è stato utilizzato uno strumento di intelligenza artificiale.

È così che la vigilanza diventa un freestyle:

Per un maggiore sollievo e una migliore visione d’insieme, si consiglia un programma in tre punti:

• Utilizzare un sistema di reporting elettronico.
• Standardizzare il processo di reporting.
• Usa i messaggi di vigilanza per la tua gestione della qualità.

In questo modo, sarai in grado di integrare i messaggi di vigilanza in modo molto più efficiente nel tuo lavoro quotidiano e di renderli presto un gioco da ragazzi.

Utilizzare un sistema di reporting elettronico

Un sistema di reporting elettronico apre nuove possibilità, particolarmente vantaggiose per l’azienda in relazione alla gestione della qualità.

In Svizzera, H-VIGILANCE è il sistema di segnalazione consolidato per la materiovigilanza, la farmacovigilanza e l’emovigilanza con NearMiss. I responsabili della vigilanza gestiscono tutti i rapporti di vigilanza tramite il sistema e quindi mantengono sempre una visione d’insieme.

Utilizzando il sistema di segnalazione, la vigilanza diventa automaticamente più importante nella tua organizzazione. Ci sono numerose caratteristiche che favoriscono questo:

• C’è chiarezza in tutti loro per quanto riguarda la gestione dei rapporti di vigilanza.
• I dipendenti hanno accesso rapido al modulo di segnalazione (registrazione dei casi) tramite una pagina del portale.
• L’interfaccia user-friendly rende la compilazione del report molto più semplice.
• È possibile integrare nel sistema ulteriori campi del modulo per le informazioni che potrebbero essere rilevanti per l’utente.
• I report nel sistema forniscono una buona situazione dei dati per ricavare misure mirate.

Standardizzare il processo di reporting

Fortunatamente, i casi di vigilanza non si verificano quotidianamente. Ma se lo fai, allora dovresti sapere come si presenta la procedura di segnalazione. Senza un processo di segnalazione standardizzato e senza un sistema di segnalazione, è possibile che le responsabilità e l’esatta procedura di segnalazione non siano affatto note ai dipendenti interessati. Inoltre, a volte si verificano eventi per i quali forse non è chiaro se debbano essere notificati o meno a Swissmedic.

H-VIGILANZ fornisce un rimedio a questo proposito con un chiaro processo di segnalazione, perché il processo e le responsabilità devono inevitabilmente essere definiti e integrati in esso. Come si presenta un processo di reporting standardizzato?

1. Chiunque può registrare i rapporti di vigilanza perché il modulo di segnalazione è facilmente accessibile.
2. Le segnalazioni dei dipendenti vengono inoltrate automaticamente ai vigilanti responsabili. Le informazioni di contatto vengono memorizzate nel sistema.
3. I responsabili della vigilanza elaborano le segnalazioni in modo dettagliato.
4. Gli addetti alla vigilanza possono utilizzare il sistema di segnalazione per coinvolgere altre persone nel trattamento.
5. Una volta terminata l’elaborazione, i rapporti di vigilanza vengono inviati a Swissmedic tramite il sistema di notifica con una firma integrata.
6. Le relazioni rimangono disponibili nel sistema di comunicazione e continuano ad essere disponibili per scopi interni, quali le valutazioni e la derivazione delle misure.

Usa i messaggi di vigilanza per la tua gestione della qualità

Conoscerlo significa essere in grado di migliorare la qualità: numerose funzionalità che vanno oltre la registrazione e l’invio di messaggi di vigilanza rendono H-VIGILANCE uno strumento importante per la gestione della qualità.

• Poiché ogni dipendente può registrare i rapporti di vigilanza, il sistema di segnalazione crea una base per una gestione più consapevole dei casi di vigilanza e della qualità in generale.
• La registrazione delle misure per i rapporti di vigilanza è supportata dal CIP (Continuous Improvement Process).
• I singoli campi aggiuntivi forniscono informazioni aggiuntive sui messaggi che è possibile utilizzare per le statistiche QM.
• Vi sono rapporti di vigilanza che non sono stati trasmessi a Swissmedic ma sono rilevanti per scopi interni? Anche questi report vengono elaborati e archiviati.
• Nel sistema di reportistica è possibile accedere in qualsiasi momento ai report, ma anche a informazioni aggiuntive dai documenti allegati o dalle immagini.

Vuoi liberare i tuoi messaggi di vigilanza dalla loro esistenza matrigna? Allora vale la pena introdurre un sistema di segnalazione. Ulteriori informazioni sull’argomento sono disponibili qui:

• H-VIGILANCE, il sistema di segnalazione della vigilanza di new-win SW Solutions
• Swissmedic Farmacovigilanza
• Emovigilanza e nearMiss di Swissmedic
• Swissmedic Materio Vigilanza.

Speriamo di essere stati in grado di darvi una chiara comprensione dei vantaggi della professionalizzazione dei rapporti di vigilanza e della loro integrazione nella gestione della qualità. Se hai ulteriori domande, contatta il nostro team in qualsiasi momento, saremo lieti di fornirti informazioni e familiarizzare con i prodotti in modo più dettagliato.